Perche un gestionale efficiente può fare la differenza nel tuo ristorante

La ristorazione è un business sfidante. Piatti memorabili e ospitalità unica potrebbero non bastare: qualcosa nel back-office prima o poi si inceppa (ordini inadeguati, personale inefficiente, ritardi nei conteggi), e frenerà la tua crescita. Se ne esci, perdi comunque opportunità a favore della concorrenza. Chiunque abbia mai gestito un ristorante, lo sa bene: il profumo di un sugo che cuoce lentamente, il suono di un brindisi in sala: sono momenti magici, ma dietro le quinte, c’è un vero e proprio labirinto di cose da gestire. Ordini che si smarriscono, scorte che finiscono proprio quando ti servono, turni da incastrare: basta un piccolo errore e la giornata può prendere una piega sbagliata. Molti si lanciano nell’impresa, spinti dalla passione per la cucina o per l’accoglienza ma spesso trascurano ciò che è davvero fondamentale per avere successo: organizzare tutto, rendere il lavoro scorrevole e assicurarsi che i numeri tornino. È qui che un software gestionale per ristoranti può fare la differenza, non come un freddo strumento da ufficio, ma come un supporto concreto che ti libera dalla preoccupazione e ti porta risultati tangibili.

In questo articolo proveremo a raccontare con esempi concreti cosa cambia in pratica (subito, nei fatti, in sostanza) quando adotti un gestionale per ristorante. Non troverai le lunghissime ma sterili liste di funzioni attaccate a qualche descrizione tecnica arzigogolata e incomprensibile….ma esempi concreti, domande di tutti i giorni, soluzioni eleganti ed esempi di ristoranti che hanno aumentato i loro incassi riducendo i tempi di lavoro. Cercheremo di raccontarti, anche a partire da alcuni casi studio, come un gestionale per ristorante può: farti risparmiare tempo, quindi a incassare di più + semplificarti la vita in cucina e in cassa migliorando l’experience dei tuoi clienti farti dire wow sui registri contabili del tuo locale. Che il tuo sia un piccolo locale di quartiere con una dozzina di tavoli o che tu sia in procinto di lanciarti in una seconda location…..forse vale la pena perdere una decina di minuti a sognare. Ecco perché (e come) un software gestionale che funziona può fare decollare il tuo ristorante e portarlo bene dove vuoi.

E il momento del conto? È passaggio che rischia di compromettere tutto perché ruba tempo in cassa. Immagina un gruppo di amici: uno paga con la carta, uno col telefono e il cameriere che deve andare avanti e indietro in cassa o fare il conto sul foglietto per dividerlo. Con un gestionale efficiente i pagamenti si gestiscono al volo perché il in cassa hai tutto collegato e il totale pronto e puoi accettare carta app come satispy e un qr code che permette ai clienti di ricevere il conto direttamente sul cellulare e saldare in autonomia. Un gestore di Roma ci raccontava che un tavolo da sei ha saldato in 50 secondi e il cameriere è tornato subito in sala per continuare a servire. Una sciocchezza che sembra non dare fastidio ma che è in grado di lasciare i clienti piacevolmente stupidi e di mantenere il ritmo sulla sala.

Il magazzino è una di quelle preoccupazioni che tolgono il sonno ai ristoratori. Quante volte hai guardato il tuo frigo e ti sei reso conto di avere una quantità incredibile di zucchine appassite perché “non si sa mai”? Oppure sei dovuto andare dal cliente a dirgli “Mi spiace, il pesce è finito?” proprio quel giorno in cui volevi far sfondare il piatto del giorno? È una cosa che fa male al cuore e al tuo business. Un gestionale per ristorante annulla questo tipo di problema: tiene in ordine i tuoi magazzini effettuando uno scarico automatico basandosi direttamente sulle vendite e generandoti degli inventari aggiornati in tempo reale. Ti dice quante bottiglie di olio ti rimangono, se la mozzarella sarà sufficiente a coprire il weekend, quando è necessario ricomprare la farina.

In un ristorante di pesce in provincia di Genova, il titolare aveva l’abitudine di esagerare con gli ordini di cozze, immaginandosi che sarebbero servite in cucina. Poi finivano nella spazzatura, e con loro il corrispettivo economico. Da quando si serve di un gestionale, sa con precisione quante ne servono ogni giorno: gli sprechi sono calati del 22% e non si è mai più trovato nelle condizioni di dover dire a un cliente “È finito”. Col gestionale si risparmiano anche soldi, e sicuramente quelli sono conti che ognuno si è fatto prima di comprarlo. Ma non è tutto lì. Non è solo una questione di euro. È una questione di non truffare la fiducia di chi si fida di te, di chi ti dà il corrispettivo delle tue cozze perché tu gli dia, per l’appunto, le cozze. Un software gestionale ti rende padrone di quello che ti compete, di quello per cui concludi i tuoi affari, e questo tipo di stabilità si riflette poi anche negli aspetti che nell’immediato possono sembrare meno concreti.

Il sabato sera può essere uno sfacelo se non si riesce a capire in tempo reale chi è seduto a quale tavolo. I clienti aspettano in fila fuori dal locale perché non riesci bene a determinare la disponibilità dei coperti liberi. Risultato? Una pessima esperienza per i clienti e una potenziale perdita economica per il tuo ristorante. Con un gestionale ristoranti questo problema non si pone. Generalmente è integrata una mappa interattiva del ristorante, suddivisa per sale. Il colore delle sedie (o della sala) indica quali coperti sono occupati, liberi, da pulire, prenotati, ecc. Il personale può così vedere in tempo reale quali sono i tavoli ancora liberi e accomodare i clienti velocemente. Per testare questa funzionalità abbiamo chiesto aiuto a Luca, il gestore di un ristorante a Torino. Ci ha detto che è riuscito a vendere almeno 8 coperti in più in un solo sabato sera, semplicemente ruotando meglio lo spazio del suo ristorante.

Non si tratta solo di velocizzare la raccolta delle ordinazioni e la gestione delle comande. Un software gestionale per ristorante permette di ottimizzare l’utilizzo degli spazi del tuo locale. Se la tua sala non ha forma regolare o se hai tavoli di dimensioni e tipologie diverse, con il posizionamento dei tavoli puoi ricreare nel software la disposizione esatta dei tavoli nel tuo ristorante. In questo modo puoi sapere sempre dove esattamente accomodare un nuovo tavolo di amici o di coppia. Il proprietario di un bistrot a Firenze ha effettuato un posizionamento dei tavoli in maniera tale da riuscire a piazzare due tavoli in più nel suo locale senza dover cambiare nulla della sala. Questo gli ha permesso di fare la differenza soprattutto nel brunch della domenica, quando ogni coperto conta. E sembrerà banale, ma senza coordinamento una guestlist diventa solo una lista di una lunga attesa frustrante.

Senza il tuo team, composta da camerieri che durante i turni corrono e chef che spadellano, nessun piatto e nessuna bevanda esce dalla comanda. La tua brigata è la linfa vitale del tuo ristorante. E quando si tratta di gestire e programmare i turni in un ristorante, è chiaro fin da subito che si tratta di un folle lavoro manuale, che richiede un’enorme pazienza ed energia. Dopo tutto quel tempo a tentare di compilare una tabella excel delle disponibilità, cercando di coprire tutti i ruoli e i turni, inevitabilmente ci saranno dei brevi sfarfallii, disconnessioni e dubbi segnalati dai tuoi collaboratori. Non potevo lavorare quel giorno. Ti avevo detto che ero disponibile a fare il turno di pranzo, ma non quello di cena. Non volevo lavorare il weekend. Utilizzando un gestionale per ristoranti con uno strumento di gestione dei turni, puoi risolvere tutti i tuoi dubbi e le tue preoccupazioni a riguardo. Devi semplicemente inserire le disponibilità del team, e il sistema può generare automaticamente la programmazione dei turni, senza errori di calcolo. La direttrice di una caffetteria a Milano ci ha detto che questo strumento le ha fatto risparmiare un’ora del suo tempo a settimana, riducendo al contempo gli errori di programmazione e aumentando la fidelizzazione del personale.

Gestire la cassa del ristorante non è sempre semplicissimo. Gli errori con i pagamenti e nell’elaborazione del conto (e dello scontrino) possono costarti cari, in tempo e in brutta figura. Con un gestionale per ristorante non hai bisogno di molte operazioni durante la chiusura e il cambio turno, perché basta sommare quanto hai incassato. In un Bistrot di Napoli, un gestore ci ha confessato che prima di passare al nostro gestionale per ristorante, alla fine del suo turno passava 30 minuti in totale, mentre ora chiude puntualmente alle 23 e passa il turno in 5 minuti netti, Certo che non ci siano errori di neanche un centesimo!

E i clienti? Sono lieti: addio attese per richiedere il conto, addio malintesi e battibecchi con gli amici su calcoli e divisioni in cassa. Grazie a sistemi come Stripe e a un’app da scaricare sul telefono, il tutto è integrato perfettamente, in totale sicurezza e si paga sul momento. Un pensiero in meno per i ristoratori e un pensiero in più per uno dei grandi piaceri della vita.

Un cliente soddisfatto e ben curato che esce da un ristorante crea passaparola, torna con piacere, attira curiosità da parte degli amici e in generale costituisce una leva di promozione naturale davvero potente. Il segreto di chi gestisce i ristoranti di successo è proprio questo: approfittare del rating positivo generato dagli stessi commensali che beneficiano di un trattamento esclusivo e di rispetto nei confronti del loro prezioso tempo libero volto al relax. Le vecchie versioni di un gestionale per ristoranti mid-range non brillavano di certo di originalità, limitandosi a compiere pochi passaggi utili per la vita del personale sul campo o per quanto concerne i dettagli che fanno la differenza per i commensali. Avete mai visto dei menù cartacei? Nel 90% dei casi risalgono a mesi prima, ingialliti e sgualciti, e spesso senza fotografie specifiche a rappresentare le prelibatezze uniche: un menù sfogliabile da smartphone, tramite QR code, può essere un campo di battaglia scoppiettante di creatività che descrive ingredienti originali, abbinamenti inediti, genetica dei piatti e permette di cambiare e inventare sempre nuovi piatti e/o aggiungere fotografie appetitose. Un gestore di un ristorante a Torino ci ha detto che, tramite l’utilizzo di un gestionale per ristoranti arinnovato con menù digitali sui tavolini, la vendita di antipasti in generale è incrementata del 30% semplicemente grazie alle immagini presenti nel menù: lo scontrino medio si alza di circa il 10%, e basta questo per aggiungere valore alla location senza aumentarvi le spese.

Che succede se il cliente finisce il caffè e vorrebbe ordinarne un altro ma il cameriere è troppo indaffarato? Grazie a un gestionale integrato, il cliente può ordinare aggiornamenti dal tavolo attraverso un’App sul telefonino. In un locale di Roma che utilizza un servizio di questo tipo, si sono registrati un incremento del 12% degli ordini “aggiuntivi”. Ovvero: se i camerieri sono meno stressati, sono meno distratti e questo si traduce in maggiori ordini di dolciumi, caffè, birre… il cliente è più soddisfatto, il cameriere è più contento, il ristoratore incassa meglio. Ecco come un “dettaglio” in apparenza secondario fa la differenza.

Aprire un secondo locale o ingrandirsi è il desiderio di molti. La situazione può però facilmente sfuggire di mano senza un sistema che possa tenere tutto sotto controllo: in una singola parola questo sistema è il gestionale per ristorante. Quando i locali diventano due – magari uno a Firenze e uno a Bologna – com’è possibile avere sott’occhio l’andamento dei due ristoranti senza dover trascorrere troppo tempo in macchina o in treno per visitare uno e l’altro? Grazie al gestionale, su un unico schermo è possibile tenere sotto controllo vendite, scorte, ordini… insomma l’andamento delle varie locations. Da lì si potrebbe notare che a Firenze la carne chianina va a ruba mentre a Bologna c’è stato un picco nella vendita dei tortellini e si agisce di conseguenza.

In una catena di pizzerie, in provincia di Verona, il titolare si appoggiava a un software del genere per avere una visione d’insieme. “Senza questo, starei ancora qua a conteggiare gli scontrini” spiega. Sono dati che aiutano a scelte imprenditoriali: accade a un esercente napoletano, che scopre il martedì come giorno morto; crea col supporto del gestionale, quindi, iniziative legate alla discesa nell’arena di Napoli in Europa League e oggi la giornata fa il pieno di coperti. E’ un modo per crescere per cubatura, senza rischiare di giocarsi la qualità nei dettagli.

I numeri sono l’anima del ristorante. Cosa stai vendendo? Quanto costa? Quanto ti resta? Se ti appoggi al solo intuito, commetterai errori. Un buon software gestionale ti mostra tutto ciò di cui hai bisogno. Dai report delle vendite ai costi. Dai piatti che vendono di più a quelli sui quali stai perdendo. Nella trattoria milanese in cui sono stato chiamato, il titolare non sapeva di perdere soldi con un antipasto. Più era complesso e più ci perdeva. Mentre guadagnava il 15% sulla pasta col pomodoro. Posso continuare con mille esempi concreti, reali e praticati. Il software gestionale non è un calcolatore. È il tuo vero alleato.